PENGORGANISASIAN

• Pengorganisasian

Secara Etimologi organisasi berasal dari istilahh Yunani organon dan istilah latin organum yang berarti alat ,bagian,anggota,atau badan. Secara konseptual ada dua batasan yang perlu dikemukakan, yakni istilah “organization” sebagai kata benda dan “organizing” (pengorganisasian) sebagai kata kerja, menunjukkan pada rangkaian aktivitas yang harus dilakukan secara sistematis.

            Istilah organisasi memiliki dua arti umum, pertama, mengacu pada suatu lembaga (institution) atau kelompok fungsional, sebagai contoh kita mengacu pada perusahaan, badan pemerintah, rumah sakit, atau suatu perkumpulan olahraga. Arti kedua mengacu pada proses pengorganisasian, sebagai salah satu dari fungsi manajemen. Dalam literatur dewasa ini,arti organisasi beraneka ragam, tergantung dari sudut mana ahli yang bersangkutan mmelihatnya. Walaupun demikian ,perbedaan arti tersebut dapat kita golongkan ke
dalam beberapa pengertian.

a. Menurut G. R Terry: pengorganisasian berasal dari kata organism (organisme) yang merupakan sebuah eititas dengan bagian-bagian yang terintegrasi sedemikian rupa sehingga hubungan mereka satu sama lain dipengaruhi oleh hubungan mereka terhadap keseluruhan.

b. Menurut Siagian (1983): Pengorganisasianadalah keseluruhan pengelompokan orang-orang, alat-alat, tugas, tugas,kewenangan dan tanggung jawab sedemikian rupa sehingga tercipta suatuorganisasi yang dapat digerakkan sebagai suatu kegiatan kesatuan yang telah ditetapkan.

c. Drs.H. Malayu S. P. Hasibuan: adalah suatu proses penentuan, pengelompokan, dan pengaturan bermacam-macam aktifitas yang diperlukan untuk mencapai tujuan, menempatkan orang - orang pada setiap aktifitas ini, menyediakan alat-alat yang diperlukan, menetapkan wewenang yang secara relatif didelegasikan kepada setiap individu yang akan melakukan aktifitas-aktifitas tersebut.

d. T. Hani handoko: sesuatu yang digambarkan sebagai sesuatu yang tersentralisasi dan berisi tugas-tugas yang sangat terspesialisasikan.

e. Kamus lengkap bahasa indonesia: Pengorganisasian adalah merupakan kegiatan merancang dan merumuskan struktur.

Kesimpulannya pengorganisasian adalah langkah untuk merancang struktur organisasi, menetapkan, menggolongkan dan mengatur bebagai macam kegiatan, menetapkan tugas-tugas pokok, wewenang dan pendelegasian wewenang oleh pimpinan kepada staf dalam rangka mencapai tujuan organisasi dengan efisien.

•   Fungsi Pengorganisasian

Kegiatan dalam Fungsi Pengorganisasian yaitu:

a.       Mengalokasikan sunber daya,merumuskan dan menetapkan tugas, dan menetapkan prosedur yang diperlukan.

b.      Menetapkan struktur organisasi yang menunjukkan adanya garis kewenangan dan tanggung jawab.

c.       Kegiatan perekrutan, penyeleksian, pelatihan dan pengambangan sunber daya manusia/tenaga kerja.

d.      Kegiatan penempatan sumber daya manusia pada posisi yang paling tepat.

• Tujuan Pengorganisasian

          Tujuan pengorganisasian adalah agar dalam pembagian tugas dapat dilaksanakan dengan penuh tanggung jawab. Dengan pembagian tugas diharapkan setiap anggota organisasi dapat meningkatkan keterampilannya secara khusus (spesialisasi) dalam menangani tugas-tugas yang dibebankan. Apabila pengorganisasian itu dilakukan secara serampangan, tidak sesuai dengan bidang keahlian seseorang, maka tidak mustahil dapat menimbulkan kegagalan dalam penyelenggaraan pekerjaan itu.

•  Syarat-syarat Pengorganisasian

Ada beberapa syarat utama pengorganisasian, yaitu:

1.            Adanya sekelompok orang yang bekerja bersama;

2.            Adanya tujuan-tujuan berganda yang hendak dicapai;

3.            Adanya pekerjaan yang akan dikerjakan;

4.            Adanya penetapan dan pengelompokan pekerjaan;

5.            Adanya wewenang dan tanggungjawab;

6.            Adanya pendelegasian wewenang;

7.            Adanya hubungan (relationship) antara satu sama lain anggota;

8.            Adanya penempatan orang-orang yang akan melakukan pekerjaan;

9.            Adanya tatatertib yang harus ditaat.

•  Unsur-unsur Pengorganisasian

            Secara sederhana organisasi memiliki tiga unsur, yaitu ada orang, ada kerjasama, dan ada tujuan bersama. Tiga unsur organisasi itu tidak berdiri sendiri-sendiri, akan tetapi saling kait atau saling berhubungan sehingga merupakan suatu kesatuan yang utuh. Adapun unsur-unsur organisasi secara terperinci adalah:

a.         Man (orang-orang), dalam kehidupan organisasi atau ketata lembagaan sering disebut dengan istilah pegawai atau personnel. Pegawai atau personnel terdiri dari semua anggota atau warga organisasi, yang menurut fungsi dan tingkatannya terdiri dari unsur pimpinan (administrator) sebagai unsur pimpinan tertinggi dalam organisasi, para manajer yang memimpin suatu unit satuan kerja sesuai dengan fungsinya masing-masing dan para pekerja (non management/workers). Semua itu secara bersama-sama merupakan kekuatan manusiawi (man power) organisasi.

b.         Kerjasama, merupakan suatu perbuatan bantu-membantu akan suatu perbuatan yang dilakukan secara bersama-sama untuk mencapai tujuan bersama. Oleh karena itu, semua anggota atau semua warga yang menurut tingkatan-tingkatannya dibedakan menjadi administrator, manajer, dan pekerja (workers), secara bersama-sama merupakan kekuatan manusiawi (man power) organisasi.

c.         Tujuan, merupakan arah atau sasaran yang dicapai. Tujuan menggambarkan tentang apa yang akan dicapai atau yang diharapkan. Tujuan merupakan titik akhir tentang apa yang harus dikerjakan. Tujuan juga menggambarkan tentang apa yang harus dicapai melalui prosedur, program, pola (network), kebijaksanaan (policy), strategi, anggaran (budgeting), dan peraturan-peraturan (regulation) yang telah ditetapkan.

d.        Peralatan (Equipment), merupakan Unsur yang keempat yaitu peralatan atau equipment yang terdiri dari semua sarana, berupa materi, mesin-mesin, uang, dan barang modal lainnya (tanah, gedung/bangunan/kantor).

e.         Lingkungan (Environment), Faktor lingkungan misalnya keadaan sosial, budaya, ekonomi, dan teknologi. Yang termasuk dalam unsur lingkungan sebagai berikut:

1.      Kondisi atau situasi, yang secara langsung maupun secara tidak langsung berpengaruh terhadap daya gerak kehidupan organisasi, karena kondisi atau situasi akan selalu mengalami perubahan.

2.      Tempat atau lokasi, sangat erat hubungannya dengan masalah komunikasi dan transportasi yang harus dilakukan oleh organisasi.

3.      Wilayah operasi yang dijadikan sasaran kegiatan organisasi.

•   Prinsip Organisasi

a.       Perumusan Tujuan yang Jelas

Saat melakukan sebuah aktivitas, yang pertama harus jelas adalah apa yang menjadi tujuan aktivitas tersebut. Demikian pula bila kita mengorganisasi atau membuat suatu badan, maka yang pertama harus jelas adalah apa yang menjadi tujuan kita. Tujuan yang akan memandu setiap orang dalam organisasi. Semakin jelas tujuan yang akan diraih maka semakin mudah pula organisasi menentukan langkah yang tepat.

b.       Pembagian kerja atau departementasi

dalam sebuah organisasi ,pembagian kerja adalah keharusan, sebab tanpa adanya pembagian kerjakemungkinan terjadinya tumpang tindih tugas dan menjadi amat berat. Pembagian kerja pada akhirnya  akan menghasilkan deprtemen-departemen  dari masing-masing unsure sampai unit –unit terkecil dalam oorganisasi. Dengan pembagian kerja ,dapat di tetapkan sekaligus susunan organisasi dan hubungan serta wewenang masing-masing unit dalam orgaisasi.

c. Delegasi  Kekuasan ( Delegation of Authory)

salah satu prinsip pokok setiap organisasi adalah deegasi kekuasaan atau pelimpahan wewenang. Kekuasaan atau wewenang merupakan hak sesorang untuk mengambil tindakan yang perlu agar tugas dan fungsi-fungsinya dapat di laksanakan sebaik-baiknya, wewenang atau ekuasaan itu terdiri dari berbagai aspek ,antara lain wewenang mengambil keputusan ,wewenang menggunakan sumber daya,wewenang memerintah ,dan wewenang memakai batas waktu tertentu.

d. Rentangan Kekuasaan

Dengan rentangan kekuasaan di maksudkan berapa jumlah bawahan seorang pemimpin sehingga pemimpin itu dapat memimpin, membimbing, dan mengawasi secara baerhasil guna dan berdaya guna

e. Tingkat-Tingkat Pengawasan

Dalam suatu organisasi di usahakan agar terdapat the east possible number of management levels dan the shorter possible chain of command. Harus di usahakan agar organisasi sesederhana mungkin ,agar memudahkan pengawasannya. Dan selain itu juga memudahkan komunikasi agar ada motivasi bagi setiap orang yang ada di dalam organisasi untuk mencapai tingkat-tingkat tertinggi di dalam stuktur organisasi.

f. Kesatuan perintah dan tanggungjawab (Unity of Command and Responsibility)

Menurut prinsip ini,seorang bawahan hanya mempunyai seorang atasan dari siapa ia menerima perintah kepada siapa ia memeri pertanggungjawaban akan pelaksanaan tugasnya. Dengan  kata lain, prinsip ini berpedoman kepada an employee should receive orders from one superior only. Salah satu motto yang terkenal dari prinsip ini adalah  no man can wo bosses atau tidak seorang pun dapat melayana dua atasan sekaligus.

g. Koordinassi

Koordinassi adalah usaha mengarahkan kegiatan seluruh unit –unit organisasi agar tertuju organisasi secara keseluruhan .dengan adanya koordinasii akan terdapat keselarassan aktivitas atntara unit-unit organisasi dalam mencapai tujuan.

•  Bentuk-bentuk Organisasi

a.       Bentuk Organisasi Garis (Henry Fayol (Prancis))

       Bentuk organisasi yang tertua dan paling sederhana. Penciptanya Henry Fayol dari Prancis, Sering juga di sebut bentuk organisasi militer karena di gunakan pada zaman dahulu di kalangan militer. Ciri-ciri bentyk organisasi garis adalah organisasi masih kecil,jumlah karyawan sedikit dann saling kenal,serta spesialis kerja belum tinggi

Kelebihan:

1.            Kesatuan komando terjamin baik karena pimpinan beradadi atas satu tangan.

2.            Proses pengambilan keputusan berjalan dengan cepat karena jumlah orang yang di ajak berkonsultasi masih sedikit atau tidak ada sama sekali

3.            Solidaritas karyawan tinggi karena saling kenal.

Kekurangan:

1.            Jika sang pemimpin tidak mampu maka akan mudah jatuh, dan bersifat ketergantungan

2.            Ada kecenderungan bertindak otokratis (berkuasa sendiri secara mutlak)

3.            Kesempatan berkembang terbatas

b.      Bentuk Organisasi Fungsional (F.W. Taylor.)

       Bentuk ini merupakan bentuk dimana sebagian atau segelintir pimpinan tidak mempunyai bawahan yang jelas karena setiap pimpinan berwenang memberikan komando pada bawahannya. Bentuk ini dikembangkan oleh FW Taylor.

Kelebihan:

1.            Pembagian tugas-tugas jelas.

2.            Spesialisasi karyawan dapat dikembangkan dan digunakan semaksimal mungkin.

3.            Digunakannya tenaga-tenaga ahli dalam berbagai bidang sesuai dengan fungsinya.

Kekurangan:

1.            Karena adanya spesialisasi kerja maka akan sulit untuk mengadakan tour of duty.

2.            Karyawan lebih mementingkan bidangnya sehingga sukar untuk melaksanakan koordinasi.

c.       Bentuk Organisasi Garis dan Staf (Harrington Emerson)

Biasanya digunakan oleh organisasi besar dengan daerah kerja yang luas dengan bidang tugas yang beraneka ragam serta rumit. Memiliki satu atau lebih tenaga staf yaitu tenaga ahli yang memberi saran atau nasihat.

Kelebihan:

1.            Dapat digunakan oleh tenaga organisasi sebesar apapun dan sekompleks apa pun.

2.            Keputusan yang sehat dapat diperoleh karena adanya tenaga ahli.

3.            Dapat mewujudkan “The right man in the right place”.

Kekurangan:

1.            Solidaritas sukar diwujudkan karena tidak saling kenal

2.            Koordinasi antara departemen  atau divisi kadang sukar diterapkan karena terlalu     luasnya organisasi

d.       Bentuk organisasi Fungsional dan Garis

       Bentuk organisasi dimana wewenang dari pimpinan tertinggi dilimpahkan kepada kepala bagian dibawahnya yang mempunyai keahlian tertentu serta sebagian dilimpahkan kepada pejabat fungsional yang koordinasinya tetap diserahkan kepada kepala bagian.

•  Proses pengorganisasian

Menurut Stoner (1996) langkah-langkah dalam proses pengorganisasian terdiri dari lima langkah:

a.       Merinci seluruh pekerjaan yang harus dilaksanakan untuk mencapai tujuan organisasi

b.      Membagi beban kerja ke dalam kegiatan-kegiatan yang secara logis dan memadai dapat dilakukan oleh seseorang atau oleh sekelompok orang.

c.       Mengkombinasi pekerjaan anggota perusahaan dengan cara yang logis dan efisien

d.      Penetapan mekanisme untuk mengkoordinasi pekerjaan anggota organisasi dalam satu kesatuan yang harmonis

e.       Memantau efektivitas organisasi dan mengambil langkah-langkah penyesuaian untuk mempertahankan atau meningkatkan efektivitas.

     Menurut T.Hani Handoko (1999) proses pengorganisasian dapat ditunjukkan dengan tiga langkah prosedur sebagai berikut:

a.       Pemerincian seluruh kegiatan yang harus dilaksanakan untuk mencapai tujuan organisasi.

b.      Pembagian beban pekerjaan total menjadi kegiatan-kegiatan yang secara logis dapat dilaksanakan oleh satu orang. Pembagian kerja ini sebaiknya tidak terlalu berat juga tidak terlalu ringan.

c.       Pengadaan dan pengembangan suatu mekanisme untuk mengkoordinasikan pekerjaan para anggota organisasi menjadi kesatuan yang terpadu dan harmonis.

DAFTAR PUSTAKA

Manullang. M. 2008 . Dasar-Dasar Manajemen. Yogyakarta : Gadjah Mada University Press

Terry, George R.. 2006. Asas-Aas Manajemen .Bandung: P.T .Alumni

Terry, George R. dan Rue, Leslie W. 1992 . Dasar-Dasar Manajemen . Jakarta : Bumi Aksara

Semoga Bermanfaat:)